Persónuverndarstefna Fjölbrautaskólans í Garðabæ
Fjölbrautaskólinn í Garðabæ (FG) leitast við að uppfylla í hvívetna ákvæði laga nr. 90/2018 um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga sem öðluðust gildi hér á landi 15. júlí 2018. Markmið laganna er að stuðla að því að með persónuupplýsingar sé farið í samræmi við grundvallarsjónarmið og reglur um persónuvernd og friðhelgi einkalífs og tryggja áreiðanleika og gæði slíkra upplýsinga og frjálst flæði þeirra á innri markaði Evrópska efnahagssvæðisins.
FG tekur alvarlega réttindi einstaklinga er varða persónuupplýsingar og leggur áherslu á að þær séu unnar með lögmætum, vönduðum og gagnsæjum hætti. Í persónuverndarstefnu FG kemur fram í hvaða tilgangi persónuupplýsingum er safnað og hvernig farið er með slík gögn. Stefnan er aðgengileg á vefsíðu skólans, www.fg.is. Markmiðið er að nemendur og starfsmenn séu upplýstir um hvernig skólinn safnar og vinnur persónuupplýsingar.
1. Söfnun og meðhöndlun persónuupplýsinga
Persónuupplýsingar eru gögn sem nota má til að bera kennsl á eða hafa samband við tiltekinn einstakling. Tilgangur söfnunar þessara upplýsinga er að tryggja að nemendur og starfsmenn eigi greiðan aðgang að upplýsingum sem þá varða og til að skólinn geti staðið við sínar skyldur gagnvart nemendum og starfsmönnum ásamt umsækjendum um nám og störf við stofnunina.
Persónuupplýsingar sem FG safnar eru varðveittar í eftirfarandi kerfum:
Upplýsingakerfið INNA
nafn, kennitala, heimilisfang, símanúmer og netfang þeirra einstaklinga sem skráðir eru í skólann annað hvort sem nemendur eða starfsmenn
námsferlar nemenda eru skráðir í Innu og þar koma fram einkunnir og skólasókn
undanþágur og ýmsar athugasemdir eru skráðar í Innu
Orri, fjárhags- og launabókhaldskerfi
nafn, kennitala og heimilisfang starfsmanna
bankaupplýsingar starfsmanna til að geta greitt þeim laun
launakjör
forsendur launaútreikninga
aðild að verkalýðsfélagi
iðvera, skráningu á fjarveru
starfsumsóknir
Gegnir
nafn, kennitala og heimilisfang nemenda og starfsmanna
útlán bóka og tímarita
GOPRO skjala- og málakerfi og skjalageymsla skólans
Persónuupplýsingar sem skólinn varðveitir og munu að 30 árum liðnum fara á þjóðskjalasafn, svo sem:
erindi tekin fyrir í skólaráði
greiningar nemenda sem berast skólanum
læknisvottorð
dæmi um prófúrlausnir
Hvaðan koma upplýsingarnar?
Upplýsingarnar sem skráðar eru í Innu koma frá nemanda sjálfum, forráðamanni hans, stjórnendum og kennara. Skilaboð send innan Innu eru varðveitt.
Netpóstur til skólans og starfsmanna getur verið varðveittur í samræmi við innihald netpóstsins.
Upplýsingar um sérþarfir nemenda koma frá nemanda eða forráðamanni hans.
2. Á hvaða grundvelli safnar FG persónuupplýsingum?
FG safnar persónuupplýsingum um nemendur fyrst og fremst til að geta uppfyllt skyldur sínar á grundvelli laga sem gilda um rekstur og þjónustu framhaldsskóla. FG vinnur með persónuupplýsingar um starfsmenn sína til að geta greitt þeim laun fyrir störf sín.
3. Varðveislutími
Þar sem FG er afhendingarskyldur aðili á grundvelli laga nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn er skólanum óheimilt að ónýta eða farga nokkru skjali sem fellur undir gildissvið laganna, nema með heimild þjóðskjalavarðar. Almennt eru þær persónuupplýsingar sem FG vinnur því afhentar Þjóðskjalasafni að þrjátíu árum liðnum. Ekki liggur fyrir á þessari stundu hvernig rafrænum skilum til Þjóðskjalasafns verður háttað en ljóst er að í framtíðinni verður um rafræn skil að ræða.
4. Hvernig er öryggi persónuupplýsinga tryggt?
FG leitast við að grípa til viðeigandi tæknilegra og skipulegra ráðstafana til að vernda persónuupplýsingar, með sértöku tilliti til eðlis þeirra. Þessum ráðstöfunum er ætlað að vernda persónuupplýsingar gegn því að þær glatist eða breytist fyrir slysni og gegn óleyfilegum aðgangi, afritun, notkun eða miðlun þeirra.
FG stuðlar að virkri öryggisvitund starfsmanna með viðeigandi fræðslu og þjálfun varðandi öryggi við vinnslu persónuupplýsinga.
FG kann að miðla persónuupplýsingum til þriðja aðila af mismunandi ástæðum. Þannig geta þriðju aðilar sem veita skólanum upplýsingatækniþjónustu haft aðgang að persónuupplýsingum, en FG kann einnig að vera skylt samkvæmt lögum að afhenda þriðja aðila persónuupplýsingar.
FG mun gera vinnslusamning við þær vinnslustofnanir sem hýsa gögn skólans. Krafa verður gerð um að viðkomandi vinnsluaðilar uppfylli kröfur persónuverndarlaga. Þá mun FG ekki miðla persónuupplýsingum utan Evrópska efnahagssvæðisins nema slíkt sé heimilt á grundvelli viðeigandi ákvæða persónuverndarlöggjafar.
5. Réttindi einstaklinga samkvæmt persónuverndarlögum
Einstaklingar hafa rétt til að vita hvaða persónuupplýsingar skólinn vinnur um þá og geta eftir atvikum óskað eftir afriti af upplýsingunum. Þá geta einstaklingar fengið rangar persónuupplýsingar um sig leiðréttar. Jafnframt geta einstaklingar í ákveðnum tilvikum mótmælt vinnslu persónuupplýsinga og óskað eftir því að vinnsla þeirra verði takmörkuð.
Óski einstaklingur eftir að flytja upplýsingar um sig til annars aðila, t.d. til annars skóla, getur viðkomandi einnig átt rétt á að fá persónuupplýsingar sínar afhendar til sín á algengu tölvutæku formi eða að þær verði fluttar beint til viðkomandi þriðja aðila.
Í þeim tilvikum þar sem vinnsla skólans byggist á samþykki getur sá sem samþykkið veitti alltaf afturkallað það.
Myndir til birtinga á auglýsingaefni skólans, á heimsíðu hans eða á samfélagsmiðlum á vegum hans er aðeins birt ef liggur fyrir heimild frá nemanda og (ef við á) forráðamanni hans. Hægt skal vera að draga hana til baka á jafn auðveldan hátt og heimildin var veitt. Ætíð skal orðið við beiðni nemanda eða (ef við á) forráðamanns hans um að fjarlægja mynd af heimasíðu eða samfélagsmiðlum á vegum skólans. Undanþága frá kröfum um heimild til myndbirtinga er þegar hópmynd er tekin í skólanum eða á atburðum honum tengdum og enginn einn er fókus myndarinnar. Nemandi og eða (ef við á) forráðamaður hans getur þó farið fram á að slíkar myndir verði fjarlægðar af vef skólans eða samfélagsmiðum á hans vegum án þess að gefa upp ástæðu þess.
FG virðir framangreind réttindi einstaklinga samkvæmt persónuverndarlögum.
Leitast er við að bregðast við öllum beiðnum innan mánaðar frá viðtöku þeirra. Sé um að ræða umfangsmikla eða flókna beiðni mun skólinn upplýsa um slíkar tafir og leitast við að svara í síðasta lagi innan þriggja mánaða frá viðtöku á beiðni.
Nánar um réttindi einstaklinga varðandi persónuvernd.
6. Ábyrgð á grundvelli persónuverndarlaga
Skólinn ber ábyrgð á þeirri vinnslu persónuupplýsinga sem fer fram á vegum hans.
7. Fyrirspurnir og kvörtun til Persónuverndar
Hafi einstaklingar spurningar um persónuverndarstefnu þessa eða hvernig skólinn varðveitir eða vinnur persónuupplýsingar að öðru leyti, geta þeir ávallt haft samband við persónuverndarfulltrúa FG sem mun leitast við að svara fyrirspurnum og leiðbeina einstaklingum um réttindi þeirra samkvæmt persónuverndarstefnu þessari og persónuverndarlögum.
Ef einstaklingur er ósáttur við vinnslu FG á persónuupplýsingum hans getur hann jafnframt sent erindi til Persónuverndar (www.personuvernd.is).
8. Samskiptaupplýsingar
Persónuverndarfulltrúi FG mun hafa umsjón með eftirfylgni við persónuverndarstefnu þessa og framfylgni við persónuverndarlög.
Persónuverndarfulltrúi FG er Jón Páll Hilmarsson lögmaður hjá Pacta lögmönnum og er hægt að senda honum tölvupóst á netfangið personuvernd@fg.is.
Einnig er hægt að senda póst á fg@fg.is og verður honum komið á framfæri við persónuverndarfulltrúa FG. Einnig er hægt að hringja í skólann í síma 520 1600 og hafa samband við tengilið persónuverndarfulltrúans innan skólans eða senda viðkomandi tengilið tölvupóst. Tengiliður FG við persónuverndarfulltrúann er Snjólaug Elín Bjarnadóttir aðstoðarskólameistari og er hún með netfangið snjolaugb@fg.is.
Samskiptaupplýsingar skólans:
Fjölbrautaskólinn í Garðabæ
Skólabraut 6
210 Garðabær
Sími: 520 1600
Netfang: fg@fg.is
9. Endurskoðun
FG getur frá einum tíma til annars breytt persónuverndarstefnu þessari í samræmi við breytingar á viðeigandi lögum og reglugerðum eða vegna breytinga á því hvernig skólinn vinnur með persónuupplýsingar. Verði gerðar breytingar á stefnu þessari verður slíkt kynnt á heimasíðu FG www.fg.is .
Allar breytingar sem kunna að verða gerðar á stefnunni taka gildi eftir að uppfærð útgáfa hefur verið birt.
Þessi persónuverndarstefna var kynnt í skólanefnd (25. okt. 2018) og tekur þegar í stað gildi.
8. febrúar 2019
